Käsittelemme hallitusta reilun vuoden kestävänä projektina, joka alkaa järjestäytymis­kokouksella ja päättyy seuraavan vuoden kevät­kokoukseen, kun seuraavan vuoden hallitus on autettu käyntiin ja saatu vastuu­vapaus. Kuvailen tässä toimintamallin, jota käytimme järjestäytymiskokouksessa vuonna 2024. – Lauri

Mitä hallituksen järjestäytymiskokouksessa tehdään?

Muutama päivä ennen hallituksen ensimmäistä kokousta aloittava johto­kolmikko (eli lippukunnan­johtaja, ohjelma­johtaja ja pesti­johtaja sekä varalippu­kunnan­johtaja) kokoontui keskustelemaan. Kolmikko jäsensi hallituksen järjestäytymiskokouksen runkoa.

Lippukunnanjohtajana 2024 kutsuin koolle Muuttolintujen hallituksen kauden avaustilaisuuden & järjestäytymiskokouksen, joka pidettiin 7.1.2024. Tilaisuudelle sovittiin seuraavat tavoitteet:

• luodaan lippukunnan tilannekuva
• käydään läpi hallituksen tavoitteet vuodelle 2024
• kartoitetaan tarvittavat pestit
• sovitaan hallituksen vastuunjaosta
• pidetään hallituksen järjestäytymiskokous
• sovitaan hallituksen viestintäkanavista ja kokouskalenterista

Tällä kertaa minä lippukunnan­johtajana tein kokouksen valmis­telut, ja pesti­johtaja Elle kokosi tapahtuma­kalenterin.

1. Tilannekuva

Ensimmäisessä vaiheessa käydään yhdessä läpi lippukunnan tilannekuva ja tavoitteet alkavalle vuodelle. Tässä vaiheessa puhutaan hallituksesta tiiminä – vielä ei sovita, kuka tekee mitäkin.

Tilannekuvaan kuuluvat jatkuvat ja avoimet pestit, erityisesti viikkoryhmien ohjaajat, kesäleirin vastuuhenkilöt ynnä muut pitkäaikaiset tärkeät tehtävät. Kiinnostavaa on myös, mitä viikkoryhmiä toiminnassa on ja paljonko niissä on eri ikäisiä jäseniä. Huomataan mahdolliset jäsenrekrytarpeet.

Tapahtumakalenterin voi käydä yhdessä läpi lukemalla suoraan toiminta­suunnitelmaa, tai johtokolmikko voi listata tärkeimmät kohdat. Kannattaa käsitellä ainakin lippukunnan retket ja leirit, vanhat ja alkavat viikkoryhmät, avustushakemukset ja yhdistyksen kokoukset. Jos kaudelle on muita erityisiä kehitystavoitteita, käydään nekin läpi. Varmistetaan myös, että kaikki tietävät, mitä kevätkokoukseen ja syyskokoukseen tarvitaan. Kevätkokoukseen hallitus valmistelee toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen, syyskokoukseen toimintasuunnitelman ja talousarvion.

2. Vastuunjako

Toisessa vaiheessa sovitaan, miten vastuualueet jaetaan hallituksen kesken.

Alustavaa pestisuunnittelua ja kiinnostuksen kartoitusta kuuluu tehdä toki jo syksyllä ennen hallituksen valitsemista, jottei hallituksen kokoonpanosta tule epätasapainoinen. Kauden avauksessa kartoitetaan kaikki, mitä lippukunnassa pitää vuoden aikana huomioida, ja tehtäville sovitaan vastuuhenkilöt.

Ennen kokousta johtokolmikko kirjoittaa hallituksen jäsenten nimet lapuille ja listaa lapuille kaikki tiedossa olevat pestit. Valmistelu on tärkeää siksi, että kokouksen toinen vaihe on pisin ja raskain. Kokouksen aikana pestilappuja voi tulla lisää, mutta on hyvä, ettei ilmiselvimpiä juttuja tarvitse yrittää muistaa kesken kokousta. Esivalmistelussa ei yhdistetä pestilappuja henkilöihin, vaikka olisikin jo tiedossa, kenen vastuulle tehtävä jää.

Tehtävän aikana jokainen lappu käydään yhdessä läpi. Voi olla helpointa aloittaa niistä lapuista, jotka tiedetään jo varmasti tai joille on hyvä peruste. Meille oli esimerkiksi selvää, kenestä tulee rahastonhoitaja ja että lippukunnanjohtajan kannattaa hoitaa alueyhteistyötä, koska lippukunnan ulkopuolelta ollaan usein yhteydessä juuri lippukunnanjohtajaan.

Lappu nostetaan nimen alle, jos tehtävälle löytyy vastuuhenkilö. Voi olla myös tehtäviä, joihin halutaan pestata hallituksen ulkopuolinen henkilö. Tällöin lappu yhdistetään ”Pestataan”-lappuun, ja laitetaan sen henkilön alle, joka pestauksen suorittaa.

Jos lapulle ei kerta kaikkiaan löydy henkilöä tai ratkaisua, se jätetään syrjään. Hallitus on silloin tietoinen, että kukaan ei tule tätä asiaa tekemään ennen kuin yhdessä sovitaan, kuka tekee.

3. Järjestäytyminen

Kolmannessa ja viimeisessä vaiheessa pestataan hallitus ja pidetään hallituksen virallinen kokous eli järjestäytymiskokous.

Pestauksessa keskustellaan yhdessä tavoitteista ja pestissä saatavasta tuesta. Kukin hallituksen jäsen täyttää samalla oman pestikuvauksensa esimerkiksi pestilomakkeelle ja laittaa sen jakoon hallituksen tiedotuskanavaan.

Järjestäytymiskokouksessa vahvistetetaan vastuunjako ja sovitaan hallituksen kokouskäytännöistä. Kun tehtävien jakamisesta on jo sovittu, vahvistaminen käy kokousjärjestyksessä nopeasti.

Hallituksen kokouksen 01/2024 asialistalla käsiteltiin seuraavat asiat:

• Kokouksen avaus
• Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
• Kokouksen sihteerin valinta
• Hallituksen järjestäytyminen ja vastuujako
• Ilmoitus patentti- ja rekisterihallitukseen
• Hallituksen viestintäkanavat
• Hallituksen kokouskalenteri
• Kokouksen päättäminen

4. Palkitseminen

Aloituskokous kestää helposti monta tuntia, joten lopuksi on aika palkita itsensä.

Muuttolintujen kokouksen päätteeksi syötiin yhdessä päivällistä, saunottiin ja pelattiin Werewords-peliä.